Términos y Condiciones de Uso

La denominación comercial de la plataforma es SanaMente. El uso del servicio implica la lectura, comprensión y aceptación total de estos Términos, la Política de Privacidad y cualquier condición específica del plan contratado.

2.1. Módulos y funcionalidades incluidas

El servicio puede incluir, según el plan contratado, los siguientes módulos:

2.2. El Responsable es el profesional de salud

Conforme a la Ley 1090 de 2006 (Código Deontológico y Bioético del Psicólogo) y la Ley 23 de 1981 (Ética Médica), toda decisión diagnóstica, terapéutica o clínica es exclusiva responsabilidad del profesional de salud habilitado. La plataforma SanaMente es un instrumento de apoyo; no reemplaza el juicio clínico ni la responsabilidad profesional del Responsable.

2.3. Módulo de Inteligencia Artificial — Aviso importante

De conformidad con los Artículos 14 y 23 del Código de Comercio de Colombia y los principios de contratación electrónica establecidos en la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico), el contrato de uso se perfecciona mediante cualquiera de los siguientes actos:

• El registro de la cuenta y la selección de un plan de servicio.
• El pago de cualquier suscripción, sea por pasarela Wompi o transferencia bancaria.
• La activación de un plan de prueba o plan gratuito asignado por el administrador.
• El acceso efectivo a la plataforma con credenciales asignadas.

La aceptación de estos Términos tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita, en virtud del Artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y el Artículo 11 del Decreto 2364 de 2012 (firma electrónica).

4.1. Estructura de planes

SanaMente ofrece diferentes planes de suscripción con funcionalidades y límites operativos distintos. Los planes vigentes, sus características y precios se publican en la sección de administración de la plataforma y pueden ser consultados al administrador del sistema. Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen el IVA correspondiente cuando sea aplicable.

4.2. Pagos mediante Wompi

Los pagos en línea se procesan a través de Wompi (Bancolombia S.A.), pasarela de pagos certificada en Colombia. KY Soluciones no almacena datos de tarjetas de crédito ni débito. La información financiera del titular es procesada directamente por Wompi bajo sus propios Términos y Política de Seguridad (PCI DSS nivel 1).

4.3. Ciclo de facturación y renovación

• Las suscripciones tienen vigencia mensual o anual según el plan seleccionado.
• Cada suscripción registra de forma independiente su fecha de inicio y fecha de vencimiento.
• El sistema notificará con antelación (30, 15 y 5 días) el vencimiento próximo del plan.
• Vencida la suscripción, el acceso a funcionalidades se restringe automáticamente; los datos se conservan durante el período de retención legal (ver §7.4).
• La renovación no es automática; el Responsable debe iniciarla activamente en el portal.

4.4. Política de reembolsos

Las solicitudes de reembolso deben radicarse dentro de los 15 días calendario siguientes al evento que las origina, al correo facturacion@kysoluciones.co. Los reembolsos aprobados se tramitan dentro de los 10 días hábiles siguientes, conforme al Artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).

5.1. Obligaciones legales y profesionales

• Mantener vigente la tarjeta profesional de psicólogo emitida por el Colegio Colombiano de Psicólogos, conforme a la Ley 1090 de 2006.
• Cumplir las normas de habilitación en salud establecidas en la Resolución 3100 de 2019 (o la norma que la modifique) para el ejercicio de la psicología clínica.
• Obtener el consentimiento informado de cada paciente antes de iniciar cualquier proceso de evaluación o intervención (Art. 36, Ley 1090/2006; Art. 15, Ley 23/1981).
• Informar a sus pacientes del uso de la plataforma SanaMente para el manejo de su información clínica.
• Dar respuesta oportuna a las solicitudes de Habeas Data de sus pacientes en los términos del Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 (10 días hábiles).
• Conservar las historias clínicas por el tiempo mínimo establecido en la Resolución 1995 de 1999 (mínimo 20 años).
• Guardar el secreto profesional respecto de la información de sus pacientes conforme al Artículo 25 de la Ley 1090 de 2006 y el Artículo 34 de la Ley 23 de 1981.

5.2. Obligaciones de seguridad y uso

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso. Las credenciales son personales e intransferibles.
• Notificar de inmediato al Proveedor ante cualquier sospecha de acceso no autorizado a su cuenta.
• Asignar solo a personal autorizado el acceso a la plataforma y sus módulos.
• No compartir el acceso con personas que no estén bajo su responsabilidad profesional directa.
• Usar el servicio exclusivamente para actividades propias del ejercicio lícito de la psicología clínica y/o la gestión administrativa del consultorio o institución.

5.3. Exactitud de la información

• Garantizar que la información registrada en la plataforma es veraz, completa y actualizada.
• Corregir a la brevedad cualquier dato inexacto, especialmente los datos de identificación del paciente y los diagnósticos clínicos.
• No registrar datos falsos o de personas ficticias que puedan interferir con la integridad del sistema.

KY Soluciones se obliga a:

• Prestar el servicio de plataforma SaaS con diligencia y conforme a las especificaciones técnicas del plan contratado.
• Mantener la disponibilidad del servicio conforme al SLA establecido en la §11 de estos Términos.
• Implementar y mantener medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para la protección de los datos personales, conforme al Artículo 17(d) de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
• Tratar los datos personales de los pacientes únicamente conforme a las instrucciones del Responsable y para los fines establecidos en el Contrato de Encargo de Tratamiento (anexo a estos Términos).
• No transferir ni ceder los datos personales de los pacientes a terceros, salvo: (i) autorización expresa del Responsable, (ii) orden judicial o de autoridad competente, (iii) por exigencia legal.
• Notificar al Responsable dentro de las 72 horas siguientes al conocimiento de cualquier incidente de seguridad que afecte los datos de sus pacientes, conforme a la Circular SIC 002 de 2015.
• Facilitar al Responsable el ejercicio de los derechos de los titulares de datos (acceso, corrección, supresión, portabilidad).
• Guardar reserva y confidencialidad sobre toda la información clínica y administrativa del Responsable y sus pacientes.
• Proveer las herramientas para la exportación y descarga de los datos del Responsable en formatos estándar antes de la terminación del contrato.
• Eliminar o devolver los datos personales al Responsable una vez terminada la relación contractual, salvo obligación legal de conservación.

7.1. Calidad de las partes frente a la Ley 1581

7.2. Datos sensibles de salud

La información de salud mental almacenada en SanaMente constituye dato sensible conforme al Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, lo que implica:

• Prohibición de tratamiento sin autorización explícita del titular (Art. 6, Ley 1581/2012).
• El Responsable debe obtener autorización específica para datos de salud mental antes del primer registro.
• Aplicación de medidas de seguridad reforzadas por parte del Encargado.
• Restricción de circulación: solo personal autorizado puede acceder a la información clínica.

7.3. Finalidades del tratamiento

Los datos tratados mediante SanaMente tienen exclusivamente las siguientes finalidades:

• Gestión de la historia clínica psicológica del paciente.
• Agendamiento y seguimiento de citas.
• Facturación y gestión administrativa del consultorio.
• Cumplimiento de obligaciones legales en materia de salud.
• Habilitación del ejercicio de derechos Habeas Data del paciente.

7.4. Retención de datos

La Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales es parte integral de estos Términos y desarrolla en detalle los aspectos del tratamiento de información.

La información clínica de los pacientes está protegida por el secreto profesional reconocido en:

• Art. 25, Ley 1090 de 2006: El psicólogo está obligado a guardar sigilo de todo aquello que llegue a su conocimiento en el ejercicio de su profesión.
• Art. 34, Ley 23 de 1981: El secreto médico/profesional es la obligación del médico/psicólogo de no revelar la información obtenida en ejercicio de su profesión.
• Art. 15, Constitución Política de Colombia: Derecho a la intimidad y al buen nombre.
• Art. 74, Ley 1395 de 2010 y normas concordantes: protección de la privacidad en el ámbito de la salud.

8.1. Arquitectura de confidencialidad en SanaMente

La plataforma implementa controles técnicos de confidencialidad por diseño:

• Las notas de sesión (SOAP/BIRP) son confidenciales por defecto y el paciente no puede acceder a ellas.
• El paciente solo accede a diagnósticos confirmados, plan de tratamiento general y fechas de sesión.
• La formulación clínica del psicólogo no es visible para el paciente.
• El acceso por roles garantiza que cada usuario solo visualiza la información necesaria para su función.

8.2. Obligación de confidencialidad del Proveedor

Todo el personal de KY Soluciones con acceso técnico a los sistemas que albergan datos clínicos está sujeto a acuerdo de confidencialidad. El acceso técnico a datos de producción está restringido, auditado y se realiza solo cuando sea estrictamente necesario para soporte técnico, previa comunicación al Responsable cuando sea posible.

La suscripción otorga al Responsable una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable de la plataforma SanaMente, limitada al período de vigencia del plan y condicionada al cumplimiento de estos Términos. La licencia no implica cesión de ningún derecho de propiedad intelectual sobre la plataforma.

10.1. Usos permitidos

• Gestión clínica y administrativa del consultorio o institución de salud mental.
• Registro de pacientes reales con consentimiento obtenido.
• Generación de informes y exportación de datos para uso profesional.
• Comunicación con pacientes mediante los canales habilitados en la plataforma.
• Uso de los módulos contratados conforme a su propósito documentado.

10.2. Usos prohibidos

El incumplimiento de la Política de Uso Aceptable faculta al Proveedor para suspender o terminar el contrato de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

11.1. Disponibilidad comprometida

El Proveedor se compromete a mantener una disponibilidad del servicio del 99% mensual (excluyendo mantenimiento programado), equivalente a no más de 7.2 horas de inactividad no planificada por mes.

11.2. Mantenimiento programado

El mantenimiento programado se notificará con al menos 24 horas de anticipación por correo electrónico o aviso en la plataforma. Se priorizarán horarios de baja demanda (madrugada, fines de semana). El tiempo de mantenimiento programado no se computa como indisponibilidad para efectos del SLA.

11.3. Exclusiones del SLA

• Interrupciones causadas por el proveedor de hosting o infraestructura de terceros.
• Fuerza mayor: desastres naturales, cortes masivos de internet, etc.
• Interrupciones causadas por acciones del Responsable (uso indebido, sobrecarga deliberada).
• Interrupciones en sistemas de terceros integrados (Wompi, IA, videollamada).

11.4. Compensaciones por incumplimiento del SLA

Las compensaciones se aplican automáticamente al período siguiente de suscripción o mediante crédito a solicitud del Responsable. No implican reconocimiento de perjuicios adicionales.

12.1. Responsabilidad del Responsable del Servicio

El Responsable asume plena responsabilidad por:

• Todas las decisiones clínicas adoptadas con apoyo o sin apoyo de la plataforma.
• El ejercicio ético y deontológico de la psicología conforme a la Ley 1090 de 2006.
• El cumplimiento de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento frente a la SIC y los titulares.
• El uso adecuado de las credenciales de acceso.
• La veracidad de la información registrada en la plataforma.
• La obtención y conservación de los consentimientos informados de sus pacientes.

12.2. Exoneración del Proveedor

KY Soluciones no asume responsabilidad por:

• Daños derivados de decisiones clínicas incorrectas tomadas por el Responsable.
• Pérdida de datos causada por el uso incorrecto de la plataforma por parte del Responsable.
• Daños causados por terceros ajenos al servicio (hackers, ISP, proveedores de hosting).
• Lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales o daños indirectos.
• Funcionamiento de integraciones externas (Wompi, servicios de IA de terceros, WebRTC).
• Interrupciones de servicio por causas de fuerza mayor o caso fortuito.

12.3. Límite máximo de responsabilidad

En los casos en que la responsabilidad del Proveedor sea procedente, el valor máximo de indemnización estará limitado al total de las sumas efectivamente pagadas por el Responsable en los 3 meses anteriores al evento dañoso, sin perjuicio de lo establecido en normas de orden público.

13.1. Vigencia

El contrato rige desde la fecha de activación del servicio hasta la terminación de la última suscripción activa o su cancelación expresa por cualquiera de las partes.

13.2. Causales de suspensión por el Proveedor

• Mora en el pago de la suscripción superior a 5 días calendario vencida la fecha de vencimiento.
• Incumplimiento de la Política de Uso Aceptable (§10).
• Sospecha fundada de uso fraudulento o ilegal del servicio.
• Requerimiento de autoridad judicial o administrativa.

La suspensión no implica eliminación de datos. El Responsable conserva el derecho de exportar su información durante el período de suspensión, salvo que la misma obedezca a requerimiento de autoridad.

13.3. Terminación por el Responsable

El Responsable puede dar por terminado el contrato en cualquier momento mediante notificación escrita a contacto@kysoluciones.co. La terminación no genera reembolso de sumas ya pagadas, salvo lo dispuesto en §4.4.

13.4. Efectos de la terminación — Datos y portabilidad

14.1. Modificaciones a los Términos

El Proveedor podrá modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones se notificarán al Responsable con al menos 30 días de anticipación mediante:

• Notificación en la plataforma (aviso en el panel de administración).
• Correo electrónico al email de registro.
• Publicación en esta página con indicación de la versión y fecha de vigencia.

Si el Responsable continúa usando el servicio después de la fecha de vigencia de los nuevos Términos, se entenderá que los acepta. Si no está de acuerdo, puede dar por terminado el contrato conforme al §13.3.

14.2. Modificaciones al servicio

El Proveedor podrá agregar, modificar o retirar funcionalidades del servicio. Las modificaciones que impliquen reducción significativa de funcionalidades incluidas en el plan vigente del Responsable se notificarán con 30 días de anticipación y se ofrecerá una opción de terminación sin penalidad.

15.1. Ley aplicable

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia, en particular:

15.2. Resolución de conflictos

Las partes se comprometen a agotar los siguientes mecanismos en orden:

1. Negociación directa: Dentro de los 15 días calendario siguientes al surgimiento de la controversia, las partes intentarán resolverla directamente mediante comunicación escrita a contacto@kysoluciones.co.
2. Mediación: Si la negociación directa fracasa, cualquiera de las partes podrá solicitar mediación ante la Cámara de Comercio con sede en el domicilio del Proveedor.
3. Jurisdicción ordinaria: Agotadas las etapas anteriores sin acuerdo, la controversia se someterá a los jueces y tribunales de la República de Colombia, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.

15.3. Acciones de protección al consumidor

Sin perjuicio de lo anterior, el Responsable tiene derecho a presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por asuntos relacionados con la protección al consumidor (Ley 1480/2011) o el tratamiento de datos personales (Ley 1581/2012).